הבחירה האקולוגית משתלמת גם כלכלית

קל-אוטו עברה למשרד ללא נייר. מנכ”ל החברה: עובד בחברה כמו שלנו משתמש ב-10 אלפים דפים בשנה

סיכום נתוני שנת 2007 בקבוצת “קל אוטו” מעלים תמונה מעניינת: המעבר ל”משרד ללא נייר” והתקנת מערכת חתימה דיגיטלית של הלקוח על חוזי הרכב, הניב רווחים מפתיעים לקבוצה ושיפור ביעילות העובדים. בעקבות המסקנות, הקבוצה תעבור גם לניהול מערכת חשבונאות נטולת נייר.

החזון של “משרד ללא נייר” החל להתגשם עם הפיכתם של המחשבים לחלק אינטגרלי מסביבת העבודה, העלייה במודעות לאיכות הסביבה, וחוקים המאשרים את קבילותה של חתימה אלקטרונית. בפועל, מעטות החברות בישראל שהשקיעו בהקמת הטכנולוגיה הנדרשת כדי להוציא את הנייר מהמשרד. אחת החברות שדווקא כן אמצה את עקרון ה”משרד ללא נייר” היא קבוצת קל אוטו, אשר השתמשה במערכת שפותחה על ידי חברת וונדרנט. לפי הצפי העסקי של קל אוטו, ההשקעה הכספית בהקמת המערכת היתה אמורה להחזיר את עצמה תוך שנתיים, אולם סיכום נתוני 2007 חשף תמונה מפתיעה – ההשקעה החזירה את עצמה תוך 7 חודשים, שיפרה את השירות ללקוח ואף הניבה רווחים כספיים קטנים כבר בתוך שנת 2007.

“עובד ממוצע משתמש בשנה ב-10,000 דפים, ובייחוד בתחום עיסוקה של קבוצת קל אוטו, הכולל חוזי השכרת רכב, מכירה, ליסינג וביטוח משתמשים העובדים במאות אלפי דפים בשנה. כאשר מוסיפים לכמויות הנייר הנצרכות במשרד את עלויות הדיו ואחזקת המדפסות, וכמויות העטים, הקלסרים ושאר צרכי המשרד מסוגם, מסתבר שניתן להגיע לחיסכון גם אם מחשבים את עלויות התקנת המערכת, למרות שמלכתחילה, השיקול של התקנת המערכת היה בכלל אקולוגי, ולא כלכלי” מסבירה אלה קליין, מבעלי קל אוטו . “גילינו שהמעבר למשרד ללא נייר, משפר את השירות ללקוח וחוסך בשטח אחסון וזמן עבודה. הזמן הנדרש לעובד לגשת לתיקים, להוציא מהם את הניירת ולהחזיר אותה אחר כך למקומה, עומד על ממוצע של 5 דקות בכל פעם, אותן הוא יכול להפנות לטובת הלקוחות. היום, משרדי החברה עוברים תהליך של ייעול ולשמחתי, אף שומר על הסביבה.”